「会社で社用車を使用しているけど、どのように管理をしていけばいいのだろう？」
「適切に社用車を管理しないと、どんなリスクがあるのかな？」
このような悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか？
この記事では、社用車管理の重要性と具体的なやり方、リスク管理の方法や安全運転に関する管理の取り組みなどをご紹介いたします。
社用車の運用管理でお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。
社用車管理の基本ポイント
社用車管理とは、組織が業務上使用する車を、安全でかつ効率よく管理することを言います。社用車のメンテナンスや台帳の管理、どこで誰が使用しているのかなど、さまざまな内容を管理しなければなりません。
また、社用車で事故を起こした場合、ドライバーだけでなく、会社にも責任を追及されるなどのリスクがあります。社用車をどう管理していけばよいのか、社用車を運転するドライバーをどのように教育すれば事故を減らしていけるのかが企業の課題と言えるでしょう。
社用車管理の重要性
社員が安全に業務をおこなえるようにするため、社用車を適切に管理することが重要です。社用車の管理やメンテナンスを怠ると、車両のトラブルを招いてしまい、重大な事故につながるおそれもあります。
社用車管理とひとことで言っても、ただ社用車を整備しておけばいいというわけではなく、数多くの内容を管理しなければなりません。
まず、なぜ社用車管理が重要なのかは、主に以下の2つがあげられます。
- 社員の安全を守るため
- 会社の法的な責任の対応
社員の安全を守るため
社用車に関して、定期的なメンテナンスは必要不可欠です。社用車の整備ができていないと、エンジントラブルや走行中のタイヤのパンクなどの不具合が起こるケースもあり、運転中の事故などにもつながってしまう可能性もあります。
メンテナンス不足によって事故を起こしてしまうと、加害者となってしまう社員と事故の被害者双方に、大きなけがや精神的苦痛を与えかねません。社員の安全を守るためにも、定期的な社用車のメンテナンスが必要と言えるでしょう。
会社の法的な責任の対応
社用車を適切に管理することによって、車検切れや保険切れなどの状況を防ぐことができます。万が一社用車で事故を起こした時に保険が切れているような状態だと、事故の相手方へ賠償することもできませんし、何より会社の社会的信用が失われてしまいます。
会社の法的な責任を果たすため、社会的信用を守るためにも、適切な社用車管理が重要です。
社用車管理のメリット
適切な社用車管理を行うことは、以下の2つのメリットがあります。
- 安全性の確保
- コストを削減できる
それぞれ順番に解説いたします。
安全性の確保
適切な社用車管理をおこなうことで、社用車を運転する社員の安全性を確保できます。社用車を定期的にメンテナンスすることで車両のトラブルを事前に防ぎ、運転中の事故削減にもつながります。
コストを削減できる
社用車の車両台数が増えるにつれ、メンテナンス費用や税金などの費用も増えてきます。社用車管理ができていないと、それぞれの社用車が適切に稼働しているかなどの把握ができず、結果として無駄にコストがかかってしまう原因となります。
適切な社有車管理をおこなうことで、稼働率の低い社有車は保有台数を見直すこともできるので、大きくコスト削減を実現することが可能となります。
基本的な管理方法とルールの設定
ではどのように社用車を管理し、ルールを設定すればよいのでしょうか？
具体的な社用車の管理方法として、以下の3つをおこなうようにしましょう。
- 車両管理規程を作成する
- 安全運転管理者を設置する
- 車両管理台帳を作成する
それぞれ順番に解説いたします。
車両管理規程を作成する
車両管理規程とは、社員が業務中に社用車を使用する際のルールを定めたものです。会社に社用車を保有している場合、車両管理規程は必ず作成しておかなければなりません。
車両管理規程の中には、主に以下の9つの内容を盛り込むようにします。
- 安全運転管理者の選任
- 車両管理台帳の作成
- 運転者台帳の作成
- 安全運転の確保
- 社用車の保守点検および整備
- 保険の付保
- 社用車の私的使用の禁止
- マイカーの業務使用について
- 事故時の対応
安全運転管理者を設置する
会社が5台以上の社用車を保有している場合、社内に安全運転管理者を選任し、管轄する警察署に届け出ることが道路交通法により義務付けられています。
安全運転管理者の業務内容は多岐に渡り、以下のような業務をおこないます。
- 運転車の酒気帯びの有無の確認
- 酒気帯び有無の記録と結果保存
- 社内の交通安全教育
- 安全運転指導
- 運行計画の作成
- 異常気象時の社内連絡・対応
- 運行計画の作成
- 運転車の適正の把握
- 交代運転者の配置
- 点呼と社用車の日常点検
車両管理台帳を作成する
車両管理台帳とは、会社で保有している社用車の情報や使用状況、車の点検記録などを管理している台帳のことです。適切な車両管理台帳を作成することで、社用車の点検や車検のタイミング、保険の加入状況なども把握できます。
社用車のリスク管理
社用車の管理は、コストの管理だけではなく、リスクの管理もしなくてはなりません。なぜリスク管理が必要なのか、どのようにリスク管理をしていけばいいのかをそれぞれご紹介いたします。
リスク管理の必要性
社用車のリスク管理において一番考えなければならないのは、社用車を運転中に事故を起こした時の対応方法です。プライベートな車の運転中の事故であれば、ドライバー個人に責任が追及されます。ところが社用車を運転中にドライバーが事故を起こした場合、ドライバーだけではなく、会社の管理方法についても責任を求められることとなります。
社用車を運転中に飲酒運転などで事故を起こした場合、会社の管理責任を問われ、企業のイメージダウンにもつながります。最悪の場合、会社が倒産してしまうなどの悪影響もありますので、社用車のリスク管理は必ずおこなわなければなりません。
リスク管理の方法
社用車のリスク管理の方法として、安全運転管理者を中心に、以下のような手続きを会社としておこなう必要があります。
- 社用車の管理、定期的なメンテナンス
- 毎日のドライバーのアルコールチェック
- ドライバーへの安全運転の啓発、講習
通常であればエクセルなどを用いて社用車を管理するケースが多いかとは思いますが、手入力であればミスも起こり、管理する手間もかかってしまいます。社用車の台数が多ければ、管理の漏れなども発生する可能性もあるでしょう。
スムーズで効率よく社用車を管理したいとお考えの場合、車両管理システムを導入しましょう。社用車の情報がシステム上で管理できるため、手続きのミスや漏れの防止につながります。
リスク管理システムの導入事例
| 導入の背景 | ・運転に不慣れな社員の事故が増加 ・個人の裁量が大きく、ルート営業の残業が増加 |
| 選んだ理由 | ・運転車の運行記録をもとに指導ができること ・運行記録から、業務のムダを見える化できること |
| 導入の効果 | ・事故削減による保険料の低減 ・巡回ルート見直しによる生産性向上 ・残業時間の削減に成功 |
車両管理システムを導入することで、バラバラだった運行ルートを見直し、効率のよい運行ルートが採用できます。結果として生産性もあがり、残業時間の削減も可能となるのです。
また、万が一社用車で事故を起こした場合はドライブレコーダーの映像を社内で共有することができ、事故の原因調査や事故防止の啓発活動も速やかに行える点などが、車両管理システムを導入するメリットと言えるでしょう。
社用車の安全運転管理
社用車を安全に管理するために、社用車のメンテナンスだけでなく、ドライバーへの安全運転の教育も必要です。
安全運転を促進するための施策
社用車の安全運転を促進するための施策として、以下のような取り組みが有効です。
- 安全運転に対する社員への定期的な啓発
- 社用車にドライブレコーダーを設置する
- 事故やヒヤリハットの事例の共有
- 安全運転講習会へ参加する
安全運転管理者を中心として、それぞれの取り組みを積極的におこない、事故防止につなげるようにしましょう。
ドライバー教育と事故防止の取り組み
運転技術がすぐれているドライバーだったとしても、運転モラルが欠けているようであれば、事故のリスクは高まります。
社内で定期的に交通安全教育を実施し、交通ルールや安全運転の大切さを社内で共有することで、事故のリスクを下げることができます。
まとめ
以上、社用車管理の重要性とリスク管理の方法などを解説してきました。
社用車管理は車のメンテナンスも重要ですが、過剰に社用車を保有していないかなどのコスト管理も重要です。
また、社用車で事故を起こすと会社のイメージダウンにもつながるため、社員の安全運転への取り組みもおこなわなければなりません。
会社と社員の安全を守るためにも、社内に車両管理システムを導入するなどして、積極的に社用車管理をおこなうようにしましょう。
